Teknolojik gelişmeler, resmi işlemleri elektronik ortama taşımaya başladığından beri birçok resmi işlem eskisine göre çok daha kolay bir hal aldı. Online ortamda yapılabilen ödemeler ve faturalamalar mükelleflerin hem vakitten hem de masraftan tasarruf etmesini sağladı. İşletme sahipleri fatura kesme işlemleri için yüzlerce kağıt kullanmak zorundayken bilgisayar ortamında faturasını kesip gönderebilir hale geldi.

E-fatura sisteminin zorunlu kullanıcısı değilseniz de isteğe bağlı olarak geçiş sağlamanız mümkün. Peki, geçiş için gereken işlemler nelerdir? 

E – Fatura Nedir? Nasıl başvuru yapılır?

Teknolojik gelişmelerin ticari alandaki getirilerinden biri e-fatura sistemidir. E-fatura sistemi aslında e-dönüşüm adı verilen bir sürecin getirisi olarak ortaya çıkmıştır. Önceden fiziki olarak elde ettiğiniz faturaların ve faturalama sürecinin, dijital ortamda gerçekleşmesi hali e-fatura olarak adlandırılır.

Hem dünya çapında hem de ülkemizde geniş kullanım alanına sahip olan e-fatura sistemi ile tüm iş yerleri ve mükellefler rahatça e-fatura düzenleyebilir ve gerekli görüldüğünde eski faturalara da kolaylıkla ulaşabilirler. E-fatura sistemi, kağıt faturalar ile aynı standartlara sahip olduğu için hukuka da uygun olarak hazırlanmış olur. Ayrıca elektronik ortamda hazırlanan faturalar, kağıt israfına ve nakliye giderlerine engel olur. Bu sebeple, e-fatura sistemi hızla yaygınlaşmıştır.

E – Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-fatura sistemine geçmek istemeniz halinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait sisteme kayıt yaptırmanız ve e-fatura aktivasyon sürecini tamamlamanız gerekir. Tüm süreçleri adım adım ve kolayca halledebilmeniz için doğru adımları takip etmelisiniz. Peki, nedir bu adımlar?

1. Mali mühür temini: Öncelikle şirketinizin Mali Mühür Sertifikası’na sahip olması için başvurmalısınız. Mali Mühür Sertifikası, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlediği bir elektronik mühürdür. Bu mührü elde edebilmeniz için TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) internet istesine girerek başvurunuzu yaptıktan sonra TÜBİTAK’a Mali Mühür Sertifikası ücreti ödemelisiniz. Başvuru sürecinizi tamamladıktan sonra sertifikanızın size ulaşma süresi 3-10 gün arasındadır.
2. Online işlemler: Gerekli pin işlemlerini Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne ait internet sitesinin online işlemler kısmından halledebilirsiniz. Mali Mühür Sertifikası almış bir kurum ya da mükellef olmanız durumunda e-posta, telefon gibi iletişim bilgilerinizi online işlemler kısmında güncelleyebilirsiniz.
3. E-fatura başvurusu: Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait ”e-fatura canlı ortam başvuru” formunu doldurarak e-fatura kullanmak istediğinizi beyan etmiş ve başvurunuzu yapmış olursunuz. Sonrasında başvurunuzu kontrol etmek isterseniz e-fatura portalı sorgulama ekranına girerek gerekli kontrolü sağlayabilirsiniz.
4. E-fatura aktivasyonu: Son adım diyebileceğimiz bu adımda, elektronik ortam üzerinden fatura gönderip almanız için oluşturduğunuz hesabı aktif hale getirmeniz gerekir. Bunun için, e-fatura başvuru rehberinde var olan bir programı bilgisayarınıza indirerek çalıştırmanız ve mali mührünüzü kullanmanız gerekir. Aktivasyon işlemi sonucunda e-fatura sisteminiz işleme açılmış olur.

E-fatura sistemi için pek çok yazılım kullanmak mümkündür. Yazılımlara göre adımlarda ufak değişiklikler de oluşabildiğinden, hangi programı kullanacağınıza karar verdikten sonra izleyeceğiniz yolu daha doğru şekilde belirleyebilirsiniz.

e-Faturanın Avantajları Nelerdir?

E faturanın hayatımıza getirdiği birçok avantaj bulunmaktadır. Kısaca bahsetmek gerekirse;

• İşletmenizin maliyetini azaltır.
  • Kağıt fatura bastırmanıza gerek kalmaz. e-fatura elektronik ortamda hazırlanır ve gönderilir.
  • Faturaların müşteriye gönderimi için kargolamaya gerek kalmaz. e-faturayı anında müşterinize iletilir.
  • e-Faturalar dijital ortamda arşivlenir ve arşivleme işleminden kurtulursunuz.
• Faturalarınızın kaybolma riskini ortadan kaldırır.
• Hem çevre dostu hemde tasarrufludur
• Faturaları daha hızlı hazırlamanızı sağladığı için zamandan tasarruf edersiniz.
• Tahsilatlarınızı hızlandırmanızı sağlar.

E-Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?

Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı e-fatura görüntüleyici ile elektronik faturalarınızı görüntülemek istiyorsanız görüntüleme programınızı aşağıdaki adımları uygulayarak indirip kullanabilirsiniz.

• https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html adresi üzerinden e-fatura görüntüleyici programını indirin.
• İndirdiğiniz “EFaturaGoruntuleyici.jnlp” dosyasına tıklayarak e-fatura görüntüleyicinizi açın.
• ”Aç” seçeneğini tıklayarak bilgisayarınızda mevcut olan e-fatura XML’i açın. 
• E-fatura açıldıktan sonra ”Doğrula” seçeneğine tıklayın. 

Bu şekilde kurduğunuz elektronik fatura görüntüleme programı ile faturalarınızı elektronik ortamda görüntüleyebilirsiniz.

E-Fatura Zorunluluğu Kimler İçin Geçerlidir?

Faturalamada elektronik sisteme isteğe bağlı geçebilenler olduğu gibi geçmesi zorunlu tutulan mükellefler de mevcuttur. E-fatura sistemine geçmesi zorunlu olanlar;

• 2018 hesap dönemine ait brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olanlar,
• 2018 ya da 2019 hesap dönemlerine ait brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olanlar,
• 2020 ya da müteakip dönemlerine ait brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olanlar,
• 4760 sayılı kanuna ekli I sayılı listedeki malların ithali, imali, teslimi gibi faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan lisans alanlar,
• ÖTV kanununa ekli III sayılı listede mevcut olan malları inşa, imal, ithal edenler,
• 6563 sayılı kanunda tanımlanan hizmet aracıları,
• 5957 sayılı kanuna göre komüsyoncu ya da tüccar olarak sebze-meyve ticaretiyle uğraşanlar,
• E-irsaliye uygulamasına geçmek zorunda olup e-fatura uygulaması kullanacak olanlar şeklinde sıralanabilir.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

Elektronik fatura uygulaması ile mükellefler, elektronik ortamda kolaylıkla fatura oluşturabilir hale gelir. E-fatura düzenleme zorunluluğuna sahip olan mükellefler, GİB portalı ya da özel entegratör portalları ile e-faturalarını oluşturabilir ve karşı tarafa gönderebilir. GİB’in mükelleflere sunduğu portal üzerinden zorunlu alanları doldurarak faturanızı oluşturmanız mümkündür. Eğer entegrasyon tercihinde bulunduysanız GİB’e direkt entegre olup fatura süreçlerinizi elektronik olarak yönetebilirsiniz.

E-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

Üç başlık üzerinden e-fatura iptal yöntemleri mevcuttur. Bunlar;

• Ticari e-fatura: Müşterinizin sistemine düşen faturayı 7 gün içinde yine müşteriniz reddedebilir. Müşteri faturayı reddettikten sonra yenisini oluşturarak müşterinize iletebilirsiniz.
• Temel e-fatura: Faturayı gönderdiğiniz müşterinin bu faturaya karşılık iade e-faturası oluşturması ve size iletmesi gerekir. Bu şekilde iki fatura birbirini mahsuplaştırır.
• E-arşiv fatura: Resmileştiği tarih itibariyle 7 gün içinde iptal edebilirsiniz. Faturanızı düzenleme kısmına gelerek iptal seçeneği ile bunu gerçekleştirmeniz mümkün olur.